Afvikling af generalforsamling og udskudt frist for lovpligtige dokumenter

Oprettet: 25.01.2021

Første kvartal er traditionelt en travl mødetid i foreningerne.

Det er typisk tid for den årlige generalforsamling, hvor blandt andet regnskab og eventuelle ændringer i vedtægterne skal godkendes samt den nye bestyrelse vælges.

På nuværende tidspunkt ser det imidlertid ikke ud til, at der sker så store lempelser i forsamlingsforbuddet, at foreningens generalforsamling kan afvikles som foreskrevet i vedtægterne.

Furesø Kommune anbefaler derfor, at foreningerne følger indstillingerne fra de store landsorganisationer og i første omgang udsætter generalforsamlingen til forventeligt tidligst efter den 1. marts.

Derudover anbefaler vi, at bestyrelsesmøder, udvalgsmøder og den slags møder afvikles virtuelt på en af de forskellige digitale platforme.

Retningslinjer for virtuelle generalforsamlinger 

Når det kommer til generalforsamlinger er det ikke helt lige til, at afvikle denne virtuelt. Her skal der nemlig meget vægtige grunde til at årets generalforsamling må afholdes virtuelt. 

Digital afvikling forudsætter, at der benyttes en platform, der sikrer, at procedurereglerne for mødet kan overholdes, eksempelvis:

  • Regler om deltagerkontrol.
  • Kontrol af beslutningsdygtighed.
  • Understøttelse af hemmelig afstemning (hvis aktuelt). 

Generelt forudsætter det, at mødets dirigent kan godkende mødeformen. Sidstnævnte er ikke et problem, såfremt foreningens vedtægter i forvejen tillader, at generalforsamlingen kan afvikles digitalt.

Hvis en generalforsamling udskydes, gælder der nogle grundregler

I perioden frem til at generalforsamlingen rent faktisk afvikles, må bestyrelsen kun agere som forretningsministerium og holde driften kørende.

Den kan ikke beslutte nye initiativer ud over den grundlæggende drift, da der ikke vil være budgetmæssig eller politisk dækning herfor. 

Bestyrelsen kan altså ikke – på forventet efterbevilling - agere efter forslag, der endnu ikke er vedtaget, eksempelvis forslag om kontingentændringer, ændringer i vedtægter eller allokering af midler til nye projekter.

Den kan heller ikke indgå nye aftaler, der ligger udover den aktuelle drift.
 
Regnskab for foregående år skal aflægges og revideres efter normal procedure efter vedtægterne, herunder efter gældende frister og forelægges på den udskudte generalforsamling. 
 
Det gælder også, at den udskudte generalforsamling skal afholdes hurtigst muligt efter, at situationen er normaliseret.

I skal være opmærksomme på, at det er den ordinære generalforsamling, der afvikles, ikke en ekstraordinær, og dagsordenen skal følge foreningens vedtægter herfor. 

Dirigenten skal derfor gøre opmærksom på, at generalforsamlingen ikke afholdes rettidigt, og forsamlingen skal godkende, at den alligevel afholdes. 

Bestyrelsen bør også aflægge en supplerende beretning for at orientere medlemmerne om, hvad man har foretaget sig under udsættelsen.

Furesø Kommunes forventninger til foreninger 

På baggrund af Folkeoplysningsloven stiller Furesø Kommune krav om, at alle godkendte foreninger, der ønsker at få stillet lokaler til rådighed og/eller modtage tilskud, skal aflevere:


1. Generalforsamlingsgodkendt regnskab
2. Referat fra årets generalforsamling
3. Kopi af de seneste godkendte vedtægter 
4. Erklæring om børneattester. 

Jf. kommunens retningslinjer skal disse dokumenter være uploaded på Aktivfuresoe.dk senest den 1. juni. 

Fristen ydskydes i 2021

Ovenstående deadline flyttes i år til den 1. juli 2021 ud fra en forventning om, at forsamlingsforbuddet vil blive hævet til minimum 50 personer frem mod maj måned, og at dette således vil muliggøre, at alle foreninger kan afvikle deres eventuelt udsatte generalforsamling. 

Hvis man som siddende foreningsbestyrelse således beslutter at udsætte dette års generalforsamling grundet situationen med COVID-19, skal man huske at indkalde til en ny generalforsamling, så snart forsamlingsforbuddet tillader, at den kan afvikles og således, at de lovpligtige dokumenter kan være Furesø Kommune i hænde (via  fritidsportalen Aktivfuresoe.dk) senest den 1. juli i år.

Såfremt regeringen fastholder et forsamlingsforbud, der ikke muliggør afvikling af foreningernes generalforsamling, så disse ikke kan være afviklet inden udgangen af juni 2021, vil Furesø Kommune selvfølgelig flytte fristen for aflevering af de lovpligtige dokumenter.

I så fald vil dette blive meldt særskilt ud til samtlige af kommunes foreninger.